| Ⅰ. |
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계약 업무 처리 절차 및 업무처리 흐름도 |
1. 목적
- 이 지침은 재단의 물품․공사․용역 등의 입찰․계약 집행과 관련하여 재단 재무회계규정 제12장 계약에 의거 재단 계약 업무에 필요한 사항을 매뉴얼화 함으로서 업무의 투명성과 효율성을 제고하는 것을 목적으로 함
2. 적용 법률
예산 집행품의
(사업부서) |
- 예산집행품의(예산서확인, 수량/규격/사양 등 필요한 사항기재)
※ 사업 계획 및 시행 품의로 지출품의 대체 불가
- 5백만원 이하 : 내부결재문 또는 물품매입(수리·제조)품의서
- 5백만원 초과 : 계약결재 송부
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| 계약 요청 |
- 5백만원 이하 계약 건 : 사업부서 담당자 시행
- 5백만원 초과 계약 건 : 행정지원실 요청(계약결재)
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계약 방법 결정
(행정지원실) |
- 계약방법 및 입찰방법 결정 : 경쟁계약, 수의계약 등
(공개입찰, 소액수의 견적입찰 또는 일반수의계약 등 결정)
※ 500만원 초과 계약 건 방법 결정은 계약부서에서 정함을 원칙으로 함
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입찰 진행
(500만원 초과 건) |
- 추정가격 5백만원 초과 ~ 2천만원 이하(1인 견적 제출가능: 수의계약 사유서 필수 제출)
자체 일반수의계약 또는 나라장터(G2B) 입찰 공고를 통한 소액수의 견적입찰 가능
- 추정가격 2천만원 초과 ~ 5천만원 이하(2인 이상 견적제출)
- 추정가격 5천만원 초과 : 나라장터 입찰 공고 또는 조달청 계약 요청
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계약 심사
(해당시)
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- 적격심사에 의한 낙찰제 : 지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준의 적격심사 세부기준 준용
- 협상에 의한 계약 : 협상에 의한 계약체결 기준 준용
- 계약담당자 : 입찰공고 및 서류접수, 입찰 가격 및 정량적 평가
- 사업부서 : 제안서 평가위원선정 및 평가위원회 개최, 정성적 평가
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계약 체결
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- 낙찰자 선정일로부터 3일 이내 계약 체결
- 계약 서식
- 5백만원 이하 : 통합시스템에서 결의서 선택 시 물품매입품의서 또는 지출결의서로 선택
- 5백만원 초과 : 표준계약서 및 전자계약서 사용
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검사 및 검수
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- 5백만원 이하 : 준공(납품)검수조서 생략, 날인도장 대체
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대가의 지급
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- 대금청구서, 세금계산서, 통장사본, 사업자등록증
- 1백만원 이상 일 경우 : 지역개발공채매입필증 (공사·용역 2.5%, 물품 1.5%) 추가
- 2천만원 이상 이 경우 : 국세·지방세 완납증명서 추가
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1. 예산집행 품의
[TIP]예산집행 품의 정의
세출예산에 편성된 예산의 목적을 달성하기 위해 사업부서에서 실시하고 집행 의사를 결정하는 행위를 말함
- 예산집행 품의서 작성 시 검토 사항
- 집행의 내용이 예산의 목적(과목)과 부합되는지 여부
- 집행예정금액은 예산액의 범위 내인지 여부 또는 예산액 유무 확인
- 집행예정금액이 법령․지침 등에서 정한 기준액 적합여부
- 사업내역 및 추정가격 산정의 적정성
- 직속(사업)부서 계약 대상은 품의금액 기준 500만원 이하 물품 제조․구매, 용역, 공사 등의 계약 건으로 함 (단, 소송관련 업무는 예외로 함)
- 소요예산(견적서 평균금액)이 500만원 초과이나, 계약확정금액이 500만원 이하인 경우 직속(사업)부서 계약함(부가세포함)
- 해당 업체의 구매요청서에 의거하여 예산집행품의 작성
- 지원업체에서는 해당 과제를 위한 필요 물품 목록을 기록하여 구매 요청
| 구분 |
결재 절차 |
제출(첨부) 서류 |
비고 |
| 물품 |
담당 - 팀장 - 부서장 |
- 물품 내역서
- 물품 규격서
- 견적서 (1-3개사)
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재단법인
위임전결규정
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| 용역 |
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| 시설(공사) |
- 시방서
- 견적서 (1-3개사)
- 설계도면 (필요시)
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- 품의서 작성시 복수견적을 첨부하여 기안함을 원칙으로 함(단, 다과구입 및 견적금액 50만원 이하인 경우 1인 견적 첨부)
- 특정 업체와 단독으로 거래가 필요한 경우에는 수의계약사유서 첨부
- 소요예산은 예산서 금액 범위 내에서 견적서의 평균 금액으로 한다. 예산 초과 시 과업 변경 또는 물량내역을 변경하여 재 산정함
2. 계약 체결
- 담당자는 가격 협상 후 최종 견적서(산출내역서)를 수령하여 계약을 체결함
- 계약 서식
- 계약 필요서류 : 사업자등록증(업종확인), (법인)인감증명서, 사용인감계, 산출내역서(계약금액)
3. 검사·검수
- 계약의 전부 또는 일부의 이행 종료시 이를 확인하는 절차
- 검사기간 : 계약 이행을 완료한 사실을 통지받은 날(완료계 또는 납품서 제출일)로부터 14일 이내
- 관련근거 : 지방자치단체를당사자로하는계약에관한법률제17조, 동법시행령 제64조 및 재단법인 재무회계규정 제112조
- 완료계 및 납품서 받을시 청구서 관련 서류는 미리 받지 않으며, 검사․검수 후 최종 지출 결재 득한 다음 청구서류 및 세금계산서 발행을 요청
- 14일 이내의 검사·검수 주의할 점
- 모든 용역·공사·물품 납품일은 계약완료일 이내이며, 검사·검수일은 되도록 바로 당일 또는 다음날 진행하며, 검사·검수 완료된 경우 날인도장 후 집행품의 지출 결재를 받는다.
- 검사·검수가 미비된 경우 바로 계약상대자에게 알려 14일 이내 보완 지시 및 완료 통보를 받아야 한다. 만약 14일 이내까지 미 이행시 계약완료일로 부터 지연배상금을 부과한다.
| 구 분 |
내 용 |
| 검 사 자 |
검사 : 계약목적물이 관련법령에 적합하고 구매규격/시방서 대로 제조, 설치 여부 확인
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➀ 일반 검사 : 기안담당자
➁ 지원업체 요청에 따른 구매 및 용역은 지원업체 및 직속부서 기안담당자가 검사
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검 수 자
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검수 : 검사에 합격된 계약목적물이 손상 또는 훼손품이 없고 납품서류상의 수량대로 납품되었는지 여부 확인
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기안자의 차상급자(선임 또는 팀장)
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| 확 인 자 |
기안자의 차상급자(팀장 또는 직속부서장)
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| 양 식 |
준공(납품)검수조서 생략, 납품서 또는 완료(준공)계 등날인도장 대체
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4. 지출
- 첨부서류 : 납품서, 세금계산서, 사업자등록증 및 통장 사본 등(1백만원 이상시 제주지역개발공채매입필증 (물품 1.5% / 용역, 공사 2.5%) 첨부)
- 통합업무시스템에 결의서 등록 후 결재 상신
| 2 |
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500만원 초과건의 행정지원실 계약담당을 통한 계약 |
1. 예산집행 품의
- 대상 : 품의금액 기준 500만원 초과 물품 제조․구매, 용역, 공사 등의 계약 건
- 작성양식 : 계약결재
- 계약방법 기재
- 계약방법 : 행정지원실 협조(계약방법은 계약부서에서 정함을 원칙으로하며, 부득이한 경우 사전 협의를 통해 결정)
- 보통 최저가낙찰제를 통한 일반경쟁입찰(G2B) 시행을 원칙으로 함
- 일반 경쟁입찰외 계약 추진 필요시 계약부서와 사전 협의하며, 사유 기재
- 예) 1인 견적에 의한 수의계약, 2인 이상의 견적제출에 의한 수의계약, 제한경쟁입찰, 협상에 의한 계약 등 [계약방법 참조]
- 1인 견적(특정업체)에 의한 수의계약이 필요한 경우, 수의계약 사유서 필첨(지원업체 요청에 의한 구매의 경우, 지원업체에서 사유서 작성)
- 해당부서에서는 협상에 의한 계약 인 경우 제안서 추가 첨부 및 예산집행품의시 평가 위원회 개최 및 심사 비용을 반영하여 작성 수행
- 결재 절차(계약결재 서식 활용)
| 기 준 |
결재 절차 |
| 5백만원 초과 10백만원 이하 |
담당 – 팀장 – 부서장 - 감사실 확인[협조] - 행정지원실장 |
| 10백만원 초과 |
담당 – 팀장 – 부서장 - 감사실 확인[협조] - 원장 |
| 구 분 |
제출(첨부)서류 |
비고 |
| 물품구매·제조 |
- 물품 규격서 또는 구매품목 내역
- 견적서 (2-3개사)
- 물품산출기초조사서 (팀장 또는 부서장 서명)
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※학술연구용역 등 시중가격 또는 견적가격 모를시 외부 원가산출내역서 첨부 |
| 용역 |
- 과업 지시서
- 견적서 (2-3개사)
- 용역산출기초조사서 (팀장 또는 부서장 서명)
※ 2억 이상 설계 및 건설사업관리용역, 1억 이상 정밀점검 및 정밀안전진단 용역(도 건설기술심의위원회 심사)
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| 시설(공사) |
- 공사시방서, 설계서
- 산출내역서 및 물량내역서 (2-3개사)
※ 5억 이상 건설공사(토목 ․ 건축), 3억 이상 조경 ․ 통신 ․ 소방 ․ 기계 ․ 문화재분야 등 단일 발주 공사에 대하여 감사위원회에 일상 감사 의뢰 후 심사를 거쳐야 함
※ 100억 이상 건설 공사(도 건설기술심의위원회 심사)
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| 협상에 의한 계약 필요한 경우 |
※ 상기의 첨부서류와 함께 다음의 서류 추가 첨부
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2. 계약 요청
- 예산집행 품의 총액 기준으로 500만원 초과 계약 건의 경우, 계약 결재 서식 활용
- 구매 요구부서는 다음의 구매 요구기한을 고려하여 구매요구를 하여야 함
- 내자구매, 소액공사, 인쇄용역 등일 경우계약 체결 예정일로부터 30일 이전
- 외자구매, 학술연구용역, 종합공사 등일 경우, 계약 체결 예정일로부터 3개월 이전
※ 단, 제조기간이 소요되는 물품, 유찰 등의 경우, 행정지원실 계약 담당자와 별도 협의에 의해 결정
3. 계약 방법 결정
- 계약부서에서 정함을 원칙으로 하며, 계약담당자는 사업부서에서 예산집행 품의 요구 시 아래 사항을 고려하여 계약방법을 결정해야 함
| 구분 |
종류 |
내용 |
| 입찰 형태별 |
경쟁계약 |
일반경쟁계약 |
계약의 목적 등을 공고하여 일정한 자격을 갖춘 불특정 다수의 희망자를 경쟁시켜, 그 중에서 가장 유리한 조건 제시자와 계약 체결 |
| 제한경쟁계약 |
일정한 지역, 계약 실적 또는 기술 능력 등의 객관적 기준에 따라 입찰참가자의 자격을 제한하여 경쟁입찰에 참가시키고, 그 낙찰자와 계약 체결 |
| 지명경쟁계약 |
계약의 성질 또는 목적에 비추어 특후한 설비․기술․자재 또는 실적이 있는 자 등을 지명하여 경쟁입찰에 참가시키고 그 낙찰자와 계약 체결 |
|
일반
수의계약
|
1인 견적제출
가능에 의한
수의계약
|
- 추정가격 20백만원 이하
- 여성기업 또는 장애인기업 50백만원 이하
- 특정인과 계약을 체결
- 긴급히 계약을 체결할 필요가 있거나, 계약금액이 소액인 경우, 계약상대자가 1인밖에 없는 등의 경우에 한정적으로 운영
- 수의계약 사유서 작성 |
|
2인 이상
견적에 의한
수의계약
|
- 추정가격 50백만원 이하
- 2인 이상의 견적 제출한 업체 중 최저가 낙찰에 의한 수의계약
- 20백만원 초과시 지정정보처리장치(G2B)에 의한 소액수의 견적입찰 |
| 낙찰자 결정 방법별 |
최저가 낙찰제 |
가장 일반적인 낙찰자 결정방법으로 미리 작성된 예정가격 이하 가장 낮은 가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 결정 |
| 규격·가격 분리 입찰 |
용역 입찰에 있어 1단계로 규격(또는 기술) 입찰서를 제출하게 하고 이를 심사한 후 규격 적격자에 한해 2단계로 가격 입찰서를 제출하에 하여 가장 낮은 가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 결정 |
| 2단계 경쟁 및 규격가격 동시 입찰 |
물품 입찰에 있어 규격입찰서와 가격 입찰서를 동시에 제출하게 하여 적격자를 선정하는 방법 |
| 협상에 의한 계약 |
계약의 특수성, 긴급성, 안보 목적 등이 있는 경우 다수의 공급자들로부터 제안서를 제출받아 평가기준을 정하여 평가한 후 협상 절차를 거쳐 재단에 가장 유리하다고 인정되는 자와 계약 체결 |
4. 입찰 진행시 (자체 수의계약 예외)
| 기 준 |
입찰공고 방법 |
추정가격
5백만원 초과 ~ 20백만원 이하 |
- 1인 견적제출 가능
- 지정정보처리장치(G2B)에 의하지 않고 수의계약 가능 |
추정가격
20백만원 초과 ~ 50백만원 이하
(종합공사 2억원, 전문공사 1억원, 전기 등 그밖의 공사 8천만원 이하 포함) |
- 2인 이상 견적 제츨
- 지정정보처리장치(G2B)에 의한 소액수의 견적입찰 공고
※ 위 외의 자세한 사항은 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준 제5장 수의계약 운령요령을 참고 한다.
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| 50백만원 초과 |
- 지정정보처리장치(G2B) 공고 및 조달청 계약 요청
※ 사전규격공개 : 5일
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- 입찰 공고일
- 나라장터 소액수의견적 공고(500만원 초과 ~ 5,000만원 이하) : 3일 이상(공휴일제외)
- 나라장터 입찰공고 (5,000만원 초과 ~ 1억원 미만) : 입찰서 제출 마감일 전일부터 7일 전
- 긴급 및 재공고 입찰의 경우 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 5일 전(사유 제출)
- 협상에 의한 계약 방법의 경우
- 추정가격 1억원 미만 : 제안서 제출마감일의 전일부터 10일 전
- 추정가격 1억원 이상 ～ 10억원 미만 : 〃 20일 전
- 추정가격 10억원 이상 : 〃 40일 전
- 공사 : 현장설명일 전일부터 7일 전
- 현장설명일
- 추정가격 10억원 미만 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 7일전
- 〃 10~50억원 미만 : 〃 15일전
- 〃 50억원 이상 : 〃 33일전
- 현장설명일이 없는 공사
- 추정가격 10억원 미만 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 7일전
- 〃 10~50억원 미만 : 〃 15일전
- 〃 50억원 이상 고시금액 미만 : 〃 30일전
- 〃 고시금액 이상 : 〃 40일전
- 제안서 평가
- 제안서 평가위원회는 사업부서에서 주관으로 개최함을 원칙으로 함
- 입찰공고 및 서류접수, 입찰 가격 평가 및 정량적 평가는 행정지원실
- 제안서 평가위원선정 및 평가위원회 개최, 정성적 평가는 사업부서
- 조달청으로 요청하여 추진하는 계약 건에 대한 입찰자 기술검토는 사업부서에서 시행함
5. 계약 체결 및 알림
- 계약담당자는 결재 후 3일 이내에 계약을 체결하여야 하며, 낙찰자가 정당한 이유 없이 계약을 체결하지 아니할 때에는 낙찰을 취소할 수 있음
- 계약은 계약서를 작성하고 계약담당자와 낙찰자가 기명·날인(외국인에 대하여 서명을 허용한 경우에는 서명을 포함)함으로써 확정됨
| 구분 |
계약금액 |
필요서류 |
| 계약문서 |
5백만원 초과 |
- 표준계약서, 계약내역서, 과업지시서 또는 시방서, (입찰유의서), 일반조건/특수조건(3회 이상 거래한 업체인 경우 붙임서류 생략서 사용), 청렴계약이행서약서, 청렴계약이행특수조건, 인감증명서, 사업자등록증, 계약보증금지급각서,
- 계약이행증권 : 계약금액 기준 2천만원 이상 계약 건에 대해 첨부 (용역/물품: 10%, 공사 15%)
- 1천만원 초과시 수입인지[인지세법 참조]
- 수의계약시 : 수의계약각서 추가 첨부 |
- 계약 후 계약담당자는 요청부서에 계약에 관한 사항을 알려줌[통합업무시스템 알림 기능을 통해 계약 체결 및 계약 종료 일주일전 알림]
6. 용역 수행
- 용역 및 공사 감독자를 선임 (내부기안)하여 계약 진행사항 확인
- 특별한 사항이 없는 한 기안담당자가 감독자로 선임함
- 공사 감독자는 공사 일정 및 공사자재 품질 확인
- 관련근거 : 지방자치단체를당사자로하는계약에관한법률제16조
- 착수(공)계 제출 (계약일로 7일 이내)
| 구분 |
착수(공)계 제출서류 |
비고 |
| 용역 |
- 용역공정예정표
- 인력 및 장비투입계획서
- 보안각서 등 |
※ 착수계 제출시 감독자(기안자)
확인 서명 후 제출 |
| 공사 |
- 관련법령에 의한 현장기술자지정신고서
- 공사공정예정표
- 안전∙환경 및 품질관리계획서
- 공정별 인력 및 장비투입계획서
- 착공전 현장사진 등 |
7. 검사·검수
- 계약 담당자는 계약 상대자로부터 이행 완료 사실을 통지받은 날(완료/준공계 접수 또는 납품서 제출일)로부터 14일 이내에 검수를 시행해야 함
- 14일 이내의 검사·검수 주의할 점
- 모든 용역·공사·물품 납품일은 계약완료일 이내이며, 검사·검수일은 되도록 바로 당일 또는 다음날 진행하여, 검사·검수 완료된 경우 준공(납품)검수조서 작성 후 행정지원실로 통보한다.
- 검사·검수가 미비된 경우 바로 계약상대자에게 알려 14일 이내 보완 지시 및 완료 통보를 받아야 한다. 만약 14일 이내까지 미 이행시 계약완료일로 부터 지연배상금을 부과한다.
- 검사 담당자(기안자)는 계약담당자의 검수를 원칙으로 함
| 구분 |
내용 |
| 검 사 자 |
검사 : 계약목적물이 관련법령에 적합하고 구매규격/시방서 대로 제조, 설치 여부 확인 |
➀ 일반 검사 : 기안담당자
➁ 지원업체 요청에 따른 구매 및 용역은 지원업체 및 직속부서 기안담당자가 검사 |
| 검 수 자 |
검수 : 검사에 합격된 계약목적물이 손상 또는 훼손품이 없고 납품서류상의 수량대로 납품되었는지 여부 확인 |
➀ 일반 검수 : 행정지원실 계약담당자
➁ 기술 검수(필요시) : 계약담당자와 직속부서 팀장 공동 검수 |
| 확 인 자 |
직속부서 팀장 또는 부서장 |
| 양 식 |
준공(납품)검수조서 |
- 검사결과 계약위반 등 부당사실이 발견된 때에는 바로 필요한 조치를 취하여야 하고 그 시정완료를 통보받은 날로부터 계약이행 완료일이 기산된다. 이로 인하여 계약이행이 연장될 때 지연배상금을 부과·징수
- 공사 및 물품구매 등에 따른 자산의 증·감을 관련대장(물품·재산대장)에 기록·관리
8. 대가의 지급
- 검사완료 후 계약 상대자로부터 대금청구를 받은 날로부터 7일 이내 (공휴일 및 토요일 제외)에 지급함을 원칙으로 함
- 첨부 서류 : 대금청구서, 세금계산서(계산서), 통장 사본, 준공(납품)검사조서, 제주지역개발공채매입필증(물품 1.5 %, 용역, 공사 2.5%), 하자이행보증각서(해당시)
- 계약금액 2천만원 이상시 : 하자보수보증증권(해당시), 국세·지방세 완납증명서 추가 첨부
[TIP]지연배상금
- 정당한 이유 없이 약정 기일을 경과하고도 준공 또는 납품하지 못한 경우 부과
- 계약담당자는 계약상대자가 지연배상금을 내지 아니하면 대가의 지급과 상계 처리
- 지연배상금 산정식 : 계약금액 × 지체일수 × 지연배상금율(기성분은 제외)
- 지연배상금율
| 공사 |
물품 제조·구매 |
물품 수리·가공·대여 및 용역 |
운송·보관 및 양곡가공 |
| 1000분의 1 |
1000분의 1.5 |
1000분의 2.5 |
1000분의 5 |
- 지연배상금 예외 사유
- 천재지변 등의 불가항력의 사유에 의한 경우
- 대체 사용할 수 없는 중요 관급자재 등의 공급이 지연되어 지체된 경우
- 발주기관의 책임으로 착공 지연 또는 시공 중단의 경우
- 계약상대자의 부도 등으로 보증기관이 보증이행업체를 지정하여 보증 시공할 경우
- 설계변경으로 인하여 준공기한 내에 계약을 이행할 수 없을 경우
[TIP]하자보수보증금
- 공사 준공 및 제품의 제조.납품을 마친 후 공사나 물품에 대한 하자가 발생했을 경우
| 조경공사 |
일반건축, 소방 |
전기, 정보통신, 기타공사 |
물품의 제조 |
수리, 가공, 구매, 용역 |
| 100분의 5 |
100분의 3 |
100분의 2 |
100분의 3 |
100분의 2 |
- 하자보수보증금 면제 : 계약금액 2천만원을 초과하지 아니하는 공사(조경공사는 제외)
☞ 하자보수보증금지급각서로 제출
- 하자담보책임기간
- 방수, 지붕, 철근콘크리트: 준공검사일로부터 3년
- 철물, 토목, 포장, 석공사․조적, 온실 설치: 준공검사일로부터 2년
- 도장, 창호, 실내의장, 미장․타일, 판금: 준공일로부터 1년
- 전기공사중 변전소 설비: 준공검사일로부터 3년
- 전기공사중 배전선로 공사: 준공검사일로부터 2년
- 기타전기 및 정보통신공사: 준공검사일로부터 1년
- 소방공사(옥내소화설비 등): 준공검사일로부터 3년
- 소방공사(피난기구, 유도등): 준공검사일로부터 2년