계약업무 처리절차 메뉴얼
Ⅰ.   계약 업무 처리 절차 및 업무처리 흐름도
1   기본 방침
1. 목적
  • 이 지침은 재단의 물품․공사․용역 등의 입찰․계약 집행과 관련하여  재단 재무회계규정 제12장 계약에 의거 재단 계약 업무에 필요한 사항을 매뉴얼화 함으로서 업무의 투명성과 효율성을 제고하는 것을 목적으로 함 
2. 적용 법률
2   일반 계약 업무 흐름도
예산 집행품의
(사업부서)
  • 예산집행품의(예산서확인, 수량/규격/사양 등 필요한 사항기재)
※ 사업 계획 및 시행 품의로 지출품의 대체 불가
  • 지출 품의 작성
  • 작성양식
  - 5백만원 이하 : 내부결재문 또는 물품매입(수리·제조)품의서 
  - 5백만원 초과 : 계약결재 송부
계약 요청
  • 5백만원 이하 계약 건 : 사업부서 담당자 시행
  • 5백만원 초과 계약 건 : 행정지원실 요청(계약결재)
계약 방법 결정
(행정지원실) 
  • 계약방법 및 입찰방법 결정 : 경쟁계약, 수의계약 등
 (공개입찰, 소액수의 견적입찰 또는 일반수의계약 등 결정)​​​
 ※ 500만원 초과 계약 건 방법 결정은 계약부서에서 정함을 원칙으로 함
입찰 진행 
(500만원 초과 건)
 
  • 추정가격 5백만원 초과 ~ 2천만원 이하(1인 견적 제출가능: 수의계약 사유서 필수 제출)
자체 일반수의계약 또는 나라장터(G2B) 입찰 공고를 통한 소액수의 견적입찰 가능
  • 추정가격 2천만원 초과 ~ 5천만원 이하(2인 이상 견적제출)
나라장터 입찰 공고 (소액수의 견적입찰)
  • 추정가격 5천만원 초과 : 나라장터 입찰 공고 또는 조달청 계약 요청
위 외의 사항은 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준 제5장 수의 계약 운령 요령 참고

계약 심사

(해당시)

  • 적격심사에 의한 낙찰제 : 지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준의 적격심사 세부기준 준용
  • 협상에 의한 계약 : 협상에 의한 계약체결 기준 준용
- 계약담당자 : 입찰공고 및 서류접수, 입찰 가격 및 정량적 평가
- 사업부서 : 제안서 평가위원선정 및 평가위원회 개최, 정성적 평가
 

계약 체결 

  • 낙찰자 선정일로부터 3일 이내 계약 체결
  • 계약 서식

- 5백만원 이하 : 통합시스템에서 결의서 선택 시 물품매입품의서 또는 지출결의서로 선택

- 5백만원 초과 : 표준계약서 및 전자계약서 사용

검사 및 검수

  • 5백만원 이하 : 준공(납품)검수조서 생략, 날인도장 대체 

(소관자산 책임관리관 검수인 확인 받음)

  • 5백만원 초과 : 준공(납품)검수조서 작성

※ 5백만원 초과 건 계약담당자 검수

대가의 지급 

  • 첨부서류

  - 대금청구서, 세금계산서, 통장사본, 사업자등록증

  - 1백만원 이상 일 경우 : 지역개발공채매입필증 (공사·용역 2.5%,  물품 1.5%) 추가

  - 2천만원 이상 이 경우 : 국세·지방세 완납증명서 추가

 
Ⅱ.   계약 주체별 절차 및 내용
1   500만원 이하건의 직속(사업)부서 계약
 
1. 예산집행 품의
[TIP]예산집행 품의 정의
  세출예산에 편성된 예산의 목적을 달성하기 위해 사업부서에서 실시하고 집행 의사를 결정하는 행위를 말함 
  • 예산집행 품의서 작성 시 검토 사항
    • 집행의 내용이 예산의 목적(과목)과 부합되는지 여부
    • 집행예정금액은 예산액의 범위 내인지 여부 또는 예산액 유무 확인
    • 집행예정금액이 법령․지침 등에서 정한 기준액 적합여부
    • 사업내역 및 추정가격 산정의 적정성
  • 직속(사업)부서 계약 대상은 품의금액 기준 500만원 이하 물품 제조․구매, 용역, 공사 등의 계약 건으로 함 (단, 소송관련 업무는 예외로 함)
  • 소요예산(견적서 평균금액)이 500만원 초과이나, 계약확정금액이 500만원 이하인 경우 직속(사업)부서 계약함(부가세포함)
  • 해당 업체의 구매요청서에 의거하여 예산집행품의 작성
  • 지원업체에서는 해당 과제를 위한 필요 물품 목록을 기록하여 구매 요청
  • 결재 절차 및 첨부서류 
구분 결재 절차 제출(첨부) 서류 비고
물품 담당 - 팀장 - 부서장
  • 물품 내역서
  • 물품 규격서
  • 견적서 (1-3개사)
재단법인
위임전결규정
용역
  • 과업 지시서
  • 견적서 (1-3개사)
시설(공사)
  • 시방서
  • 견적서 (1-3개사)
  • 설계도면 (필요시)
  • 품의서 작성시 복수견적을 첨부하여 기안함을 원칙으로 함(단, 다과구입 및 견적금액 50만원 이하인 경우 1인 견적 첨부)
  • 특정 업체와 단독으로 거래가 필요한 경우에는 수의계약사유서 첨부
  • 소요예산은 예산서 금액 범위 내에서 견적서의 평균 금액으로 한다. 예산 초과 시 과업 변경 또는 물량내역을 변경하여 재 산정함
2. 계약 체결
  • 담당자는 가격 협상 후 최종 견적서(산출내역서)를 수령하여 계약을 체결함
  • 계약 서식
  • 계약 필요서류 : 사업자등록증(업종확인), (법인)인감증명서, 사용인감계, 산출내역서(계약금액)

3. 검사·검수
  • 계약의 전부 또는 일부의 이행 종료시 이를 확인하는 절차
  • 검사기간 : 계약 이행을 완료한 사실을 통지받은 날(완료계 또는 납품서 제출일)로부터 14일 이내
  • 관련근거 : 지방자치단체를당사자로하는계약에관한법률제17조, 동법시행령 제64조 및 재단법인 재무회계규정 제112조
  • 완료계 및 납품서 받을시 청구서 관련 서류는 미리 받지 않으며, 검사․검수 후 최종 지출 결재 득한 다음 청구서류 및 세금계산서 발행을 요청
  • 14일 이내의 검사·검수 주의할 점
  • 모든 용역·공사·물품 납품일은 계약완료일 이내이며, 검사·검수일은 되도록 바로 당일 또는 다음날 진행하며, 검사·검수 완료된 경우 날인도장 후 집행품의 지출 결재를 받는다.
  • 검사·검수가 미비된 경우 바로 계약상대자에게 알려 14일 이내 보완 지시 및 완료 통보를 받아야 한다. 만약 14일 이내까지 미 이행시 계약완료일로 부터 지연배상금을 부과한다.
구      분 내         용
검  사  자

검사 : 계약목적물이 관련법령에 적합하고 구매규격/시방서 대로 제조, 설치 여부 확인

➀ 일반 검사 : 기안담당자

➁ 지원업체 요청에 따른 구매 및 용역은 지원업체 및 직속부서 기안담당자가 검사

검  수  자

검수 : 검사에 합격된 계약목적물이 손상 또는 훼손품이 없고 납품서류상의 수량대로 납품되었는지 여부 확인

기안자의 차상급자(선임 또는 팀장)

확  인  자

기안자의 차상급자(팀장 또는 직속부서장)

양       식

준공(납품)검수조서 생략, 납품서 또는 완료(준공)계 등날인도장 대체 


4. 지출
 
  • 첨부서류 : 납품서, 세금계산서, 사업자등록증 및 통장 사본 등(1백만원 이상시 제주지역개발공채매입필증 (물품 1.5% / 용역, 공사 2.5%) 첨부)
  • 통합업무시스템에 결의서 등록 후 결재 상신
 
 
2   500만원 초과건의 행정지원실 계약담당을 통한 계약
 
1. 예산집행 품의
  • 대상 : 품의금액 기준 500만원 초과 물품 제조․구매, 용역, 공사 등의 계약 건
  • 작성양식 : 계약결재
  • 계약방법 기재
    • 계약방법 : 행정지원실 협조(계약방법은 계약부서에서 정함을 원칙으로하며, 부득이한 경우 사전 협의를 통해 결정)
    • 보통 최저가낙찰제를 통한 일반경쟁입찰(G2B) 시행을 원칙으로 함
    • 일반 경쟁입찰외 계약 추진 필요시 계약부서와 사전 협의하며, 사유 기재
      • 예) 1인 견적에 의한 수의계약, 2인 이상의 견적제출에 의한 수의계약, 제한경쟁입찰, 협상에 의한 계약 등 [계약방법 참조]
    • 1인 견적(특정업체)에 의한 수의계약이 필요한 경우, 수의계약 사유서 필첨(지원업체 요청에 의한 구매의 경우, 지원업체에서 사유서 작성) 
  • 해당부서에서는 협상에 의한 계약 인 경우 제안서 추가 첨부 및 예산집행품의시 평가 위원회 개최 및 심사 비용을 반영하여 작성 수행
  • 결재 절차(계약결재 서식 활용)
기     준 결재   절차
5백만원 초과 10백만원 이하 담당 – 팀장 – 부서장 - 감사실 확인[협조] - 행정지원실장
10백만원 초과 담당 – 팀장 – 부서장 - 감사실 확인[협조] - 원장
  • 첨부 서류
구    분 제출(첨부)서류 비고
물품구매·제조
  •  물품 규격서 또는 구매품목 내역
  • 견적서 (2-3개사)
  • 물품산출기초조사서 (팀장 또는 부서장 서명)
  ※학술연구용역 등 시중가격 또는 견적가격 모를시 외부 원가산출내역서 첨부
용역
  • 과업 지시서
  • 견적서 (2-3개사)
  • 용역산출기초조사서 (팀장 또는 부서장 서명)
※ 2억 이상 설계 및 건설사업관리용역, 1억 이상 정밀점검 및 정밀안전진단 용역(도 건설기술심의위원회 심사)
시설(공사)
  • 공사시방서, 설계서
  • 산출내역서 및 물량내역서 (2-3개사)
※ 5억 이상 건설공사(토목 ․ 건축), 3억 이상 조경 ․ 통신 ․     소방 ․ 기계 ․ 문화재분야 등 단일 발주 공사에 대하여     감사위원회에 일상 감사 의뢰 후 심사를 거쳐야 함
※ 100억 이상 건설 공사(도 건설기술심의위원회 심사)
협상에 의한 계약 필요한 경우
※ 상기의 첨부서류와 함께 다음의 서류 추가 첨부
  • 제안요청서(협상에 의한 계약체결 시)


2. 계약 요청
  • 예산집행 품의 총액 기준으로 500만원 초과 계약 건의 경우, 계약 결재 서식 활용
  • 구매 요구부서는 다음의 구매 요구기한을 고려하여 구매요구를 하여야 함
    • 내자구매, 소액공사, 인쇄용역 등일 경우계약 체결 예정일로부터 30일 이전
    • 외자구매, 학술연구용역, 종합공사 등일 경우, 계약 체결 예정일로부터 3개월 이전
※ 단, 제조기간이 소요되는 물품, 유찰 등의 경우, 행정지원실 계약 담당자와 별도 협의에 의해 결정

3. 계약 방법 결정
  • 계약부서에서 정함을 원칙으로 하며, 계약담당자는 사업부서에서 예산집행 품의 요구 시 아래 사항을 고려하여 계약방법을 결정해야 함 
구분 종류 내용
입찰 형태별 경쟁계약 일반경쟁계약 계약의 목적 등을 공고하여 일정한 자격을 갖춘 불특정 다수의 희망자를 경쟁시켜, 그 중에서 가장 유리한 조건 제시자와 계약 체결 
제한경쟁계약 일정한 지역, 계약 실적 또는 기술 능력 등의 객관적 기준에 따라 입찰참가자의 자격을 제한하여 경쟁입찰에 참가시키고, 그 낙찰자와 계약 체결
지명경쟁계약 계약의 성질 또는 목적에 비추어 특후한 설비․기술․자재 또는 실적이 있는 자 등을 지명하여 경쟁입찰에 참가시키고 그 낙찰자와 계약 체결 
일반
수의계약
1인 견적제출
가능에 의한
수의계약
- 추정가격 20백만원 이하
- 여성기업 또는 장애인기업 50백만원 이하
- 특정인과 계약을 체결
- 긴급히 계약을 체결할 필요가 있거나, 계약금액이 소액인 경우, 계약상대자가 1인밖에 없는 등의 경우에 한정적으로 운영
- 수의계약 사유서 작성 
2인 이상
견적에 의한
수의계약
- 추정가격 50백만원 이하
- 2인 이상의 견적 제출한 업체 중 최저가 낙찰에 의한 수의계약
- 20백만원 초과시 지정정보처리장치(G2B)에 의한 소액수의 견적입찰
낙찰자 결정 방법별 최저가 낙찰제 가장 일반적인 낙찰자 결정방법으로 미리 작성된 예정가격 이하 가장 낮은 가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 결정 
규격·가격 분리 입찰 용역 입찰에 있어 1단계로 규격(또는 기술) 입찰서를 제출하게 하고 이를 심사한 후 규격 적격자에 한해 2단계로 가격 입찰서를 제출하에 하여 가장 낮은 가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 결정 
2단계 경쟁 및 규격가격 동시 입찰 물품 입찰에 있어 규격입찰서와 가격 입찰서를 동시에 제출하게 하여 적격자를 선정하는 방법 
협상에 의한 계약 계약의 특수성, 긴급성, 안보 목적 등이 있는 경우 다수의 공급자들로부터 제안서를 제출받아 평가기준을 정하여 평가한 후 협상 절차를 거쳐 재단에 가장 유리하다고 인정되는 자와 계약 체결 

4. 입찰 진행시 (자체 수의계약 예외)
  • 입찰 공고 방법
기    준 입찰공고 방법
추정가격
5백만원 초과   ~ 20백만원 이하
- 1인 견적제출 가능
- 지정정보처리장치(G2B)에 의하지 않고 수의계약 가능
추정가격
20백만원 초과 ~ 50백만원 이하
(종합공사 2억원, 전문공사 1억원, 전기 등 그밖의 공사 8천만원 이하 포함) 
- 2인 이상 견적 제츨
- 지정정보처리장치(G2B)에 의한 소액수의 견적입찰 공고
※ 위 외의 자세한 사항은 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준 제5장 수의계약 운령요령을 참고 한다.
50백만원 초과  - 지정정보처리장치(G2B) 공고 및 조달청 계약 요청
※ 사전규격공개 : 5일
※ 생략가능범위 : 지방자치단체를당사자로하는법률시행령 제32조의2 참조  
  • 입찰 공고일
    • 나라장터 소액수의견적 공고(500만원 초과 ~ 5,000만원 이하) : 3일 이상(공휴일제외)
    • 나라장터 입찰공고 (5,000만원 초과 ~ 1억원 미만) : 입찰서 제출 마감일 전일부터 7일 전 
      • 긴급 및 재공고 입찰의 경우 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 5일 전(사유 제출)
      • 협상에 의한 계약 방법의 경우
        • 추정가격 1억원 미만                        : 제안서 제출마감일의 전일부터 10일 전
        • 추정가격 1억원 이상 ~ 10억원 미만 :                       〃                     20일 전 
        • 추정가격 10억원 이상                       :                       〃                     40일 전
    • 공사 : 현장설명일 전일부터 7일 전
      • 현장설명일
        • 추정가격 10억원 미만 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 7일전
        •   〃   10~50억원 미만 :                            〃                           15일전
        •   〃         50억원 이상 :                            〃                            33일전
      • 현장설명일이 없는 공사
        • 추정가격 10억원 미만                 : 입찰서 제출 마감일 전일부터 기산하여 7일전
        •   〃   10~50억원 미만                 :                            〃                           15일전
        •   〃   50억원 이상 고시금액 미만 :                            〃                            30일전
        •   〃   고시금액 이상                     :                            〃                            40일전
  • 제안서 평가
    • 제안서 평가위원회는 사업부서에서 주관으로 개최함을 원칙으로 함
      • 입찰공고 및 서류접수, 입찰 가격 평가 및 정량적 평가는 행정지원실
      • 제안서 평가위원선정 및 평가위원회 개최, 정성적 평가는 사업부서
    • 조달청으로 요청하여 추진하는 계약 건에 대한 입찰자 기술검토는 사업부서에서 시행함 

5. 계약 체결 및 알림
  • 계약담당자는 결재 후 3일 이내에 계약을 체결하여야 하며, 낙찰자가 정당한 이유 없이 계약을 체결하지 아니할 때에는 낙찰을 취소할 수 있음
  • 계약은 계약서를 작성하고 계약담당자와 낙찰자가 기명·날인(외국인에 대하여 서명을 허용한 경우에는 서명을 포함)함으로써 확정됨
구분 계약금액 필요서류
계약문서 5백만원 초과 - 표준계약서, 계약내역서, 과업지시서 또는 시방서,  (입찰유의서), 일반조건/특수조건(3회 이상 거래한 업체인 경우 붙임서류 생략서 사용), 청렴계약이행서약서, 청렴계약이행특수조건, 인감증명서, 사업자등록증, 계약보증금지급각서, 
- 계약이행증권 : 계약금액 기준 2천만원 이상 계약 건에 대해 첨부  (용역/물품: 10%, 공사 15%)
- 1천만원 초과시 수입인지[인지세법 참조]
- 수의계약시 : 수의계약각서 추가 첨부
  • 계약 후 계약담당자는 요청부서에 계약에 관한 사항을 알려줌[통합업무시스템 알림 기능을 통해 계약 체결 및 계약 종료 일주일전 알림]

6. 용역 수행
  • 용역 및 공사 감독자를 선임 (내부기안)하여 계약 진행사항 확인
    • 특별한 사항이 없는 한 기안담당자가 감독자로 선임함
  • 공사 감독자는 공사 일정 및 공사자재 품질 확인   
  • 관련근거 : 지방자치단체를당사자로하는계약에관한법률제16조
  • 착수(공)계 제출 (계약일로 7일 이내)
구분 착수(공)계 제출서류 비고
용역 - 용역공정예정표
- 인력 및 장비투입계획서
- 보안각서 등
※ 착수계 제출시 감독자(기안자)
확인 서명 후 제출
공사 - 관련법령에 의한 현장기술자지정신고서
- 공사공정예정표
- 안전∙환경 및 품질관리계획서
- 공정별 인력 및 장비투입계획서
- 착공전 현장사진 등


7. 검사·검수
  • 계약 담당자는 계약 상대자로부터 이행 완료 사실을 통지받은 날(완료/준공계 접수 또는 납품서 제출일)로부터 14일 이내에 검수를  시행해야 함
    • 14일 이내의 검사·검수 주의할 점
      • 모든 용역·공사·물품 납품일은 계약완료일 이내이며, 검사·검수일은 되도록 바로 당일 또는 다음날 진행하여, 검사·검수 완료된 경우 준공(납품)검수조서 작성 후 행정지원실로 통보한다.
      • 검사·검수가 미비된 경우 바로 계약상대자에게 알려 14일 이내 보완 지시 및 완료 통보를 받아야 한다. 만약 14일 이내까지 미 이행시 계약완료일로 부터 지연배상금을 부과한다.
  • 검사 담당자(기안자)는 계약담당자의 검수를 원칙으로 함
구분 내용
검   사   자 검사 : 계약목적물이 관련법령에 적합하고 구매규격/시방서 대로 제조, 설치 여부 확인
➀ 일반 검사 : 기안담당자
➁ 지원업체 요청에 따른 구매 및 용역은 지원업체 및 직속부서 기안담당자가 검사
검   수   자 검수 : 검사에 합격된 계약목적물이 손상 또는 훼손품이 없고 납품서류상의 수량대로 납품되었는지 여부 확인
➀ 일반 검수 : 행정지원실 계약담당자
➁ 기술 검수(필요시) : 계약담당자와 직속부서 팀장 공동 검수
확   인   자 직속부서 팀장 또는 부서장
양         식 준공(납품)검수조서
  • 검사결과 계약위반 등 부당사실이 발견된 때에는 바로 필요한 조치를 취하여야 하고 그 시정완료를 통보받은 날로부터 계약이행 완료일이  기산된다. 이로 인하여 계약이행이 연장될 때 지연배상금을 부과·징수
  • 공사 및 물품구매 등에 따른 자산의 증·감을 관련대장(물품·재산대장)에 기록·관리


8. 대가의 지급
  • 검사완료 후 계약 상대자로부터 대금청구를 받은 날로부터 7일 이내 (공휴일 및 토요일 제외)에 지급함을 원칙으로 함
  • 첨부 서류 : 대금청구서, 세금계산서(계산서), 통장 사본, 준공(납품)검사조서, 제주지역개발공채매입필증(물품 1.5 %, 용역, 공사 2.5%), 하자이행보증각서(해당시)
  • 계약금액 2천만원 이상시 : 하자보수보증증권(해당시), 국세·지방세 완납증명서 추가 첨부
[TIP]지연배상금
  • 정당한 이유 없이 약정 기일을 경과하고도 준공 또는 납품하지 못한 경우 부과 
  • 계약담당자는 계약상대자가 지연배상금을 내지 아니하면 대가의 지급과 상계 처리
    • 지연배상금 산정식 : 계약금액 × 지체일수 × 지연배상금율(기성분은 제외)
    • 지연배상금율
​​​​
공사 물품 제조·구매 물품 수리·가공·대여 및 용역 운송·보관 및 양곡가공
1000분의 1 1000분의 1.5 1000분의 2.5 1000분의 5
 
  • 지연배상금 예외 사유
    • 천재지변 등의 불가항력의 사유에 의한 경우 
    • 대체 사용할 수 없는 중요 관급자재 등의 공급이 지연되어 지체된 경우 
    • 발주기관의 책임으로 착공 지연 또는 시공 중단의 경우 
    • 계약상대자의 부도 등으로 보증기관이 보증이행업체를 지정하여 보증 시공할 경우
    • 설계변경으로 인하여 준공기한 내에 계약을 이행할 수 없을 경우 

 
[TIP]하자보수보증금
  •  공사 준공 및 제품의 제조.납품을 마친 후 공사나 물품에 대한 하자가 발생했을 경우  
    • 하자보수보증금율 
조경공사 일반건축, 소방 전기, 정보통신, 기타공사 물품의 제조 수리, 가공, 구매, 용역
100분의 5 100분의 3 100분의 2 100분의 3 100분의 2
 
  • 하자보수보증금 면제 : 계약금액 2천만원을 초과하지 아니하는 공사(조경공사는 제외)
                               ☞ 하자보수보증금지급각서로 제출 
  • 하자담보책임기간
    • 방수, 지붕, 철근콘크리트: 준공검사일로부터 3년
    • 철물, 토목, 포장, 석공사․조적, 온실 설치: 준공검사일로부터 2년
    • 도장, 창호, 실내의장, 미장․타일, 판금: 준공일로부터 1년
    • 전기공사중 변전소 설비: 준공검사일로부터 3년
    • 전기공사중 배전선로 공사: 준공검사일로부터 2년
    • 기타전기 및 정보통신공사: 준공검사일로부터 1년
    • 소방공사(옥내소화설비 등): 준공검사일로부터 3년
    • 소방공사(피난기구, 유도등): 준공검사일로부터 2년